Kulunut vuosi on ollut meille kaikille erilainen ja erikoinen. Pandemian vuoksi yritykset, yhteisöt ja yksityiset henkilöt ovat joutuneet oppimaan uusia tapoja työskennellä ja pitää palavereita.
TiimiMediankin lähes kaikki kokoukset on pidetty etänä jo yli vuoden.
Osaa osuuskunnan jäsenistä valitettavasti emme ole tavanneet yli vuoteen muuta kuin verkossa.
Etäpalaverointi on toiminut kuitenkin hyvin myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Asiat ovat hoituneet kuten ennenkin. Tietysti olisi mukava ja osittain tarpeellistakin tavata kasvokkain kokouksissa ja tietysti muutenkin.
Tarkista ajoissa tekninen toimivuus
Kokosin muutamia muutamia vinkkejä, jotta etäpalaverit sujuisivat sujuvasti ja mallikkaasti.
Tutustuthan kokousmateriaaliin ajoissa ennen etäkokousta. Tarkista myös etukäteen, että tekniikka toimii koneellasi ja saat yhteyden muihin osallistujiin. Suositeltavaa on, että jokainen etäkokoukseen osallistuva olisi omassa tilassaan, jolloin ei synny tarpeetonta taustamelua. Kokoustilan pitäisi myös olla mahdollisimman hiljainen ja vähäkaikuinen. Näin minimoit, etteivät muut osallistujat turhaan häiriinny.
Kokoukseen osallistuvien pitää olla myös paikalla ajoissa. Pidä kamera auki pääsääntöisesti ja myös mikrofoni, kun puhut. Sulje se, kun et puhu, jolloin mahdolliset taustaäänet esimerkiksi yskimiset, huokaukset jne. eivät kuulu muille osallistujille.
Kokouksen vetäjänä tai puheenjohtajana on tärkeää, että pysyt aikataulussa. Kerro myös kokouksen agenda osallistujille etukäteen. Jos etäkokoukseen osallistuu vähintään kolme osallistujaa, vetäjä jakaa puheenvuorot pyytämisjärjestyksessä. Siis viittaa, kun haluat puheenvuoron. Älä keskeytä puhujaa!
Puhu selkeästi, hymyile, nyökyttele, ota katsekontakti
Puhu selkeästi ja ytimekkäästi sekä tauota puhettasi, kun saat puheenvuoron. Anna muillekin mahdollisuus keskustella, vältä siis puhumista yksinään koko ajan. Yksinpuhelu pitkästyttää helposti muut osallistujat.
Kun osallistut etäpalaveriin, käytä minimipalautetta: hmm, jaa, joo, niin jne. Jos nyökkäilet, hymyilet tai käytät muita nonverbaalisia tapoja, osoitat, että olet sekä kiinnostunut että mukana keskustelussa. Vältä siis negatiivisia ilmeitä, kulmakarvojen kohotteluja, huokailuja, tuolissa retkottelua jne. Nämä kaikki viestittävät muille osallistujille, ettet ole innostunut tai kiinnostunut asiasta.
Ota katsekontakti, jos osallistut pienempään kokoukseen. Puhuessasi katso kerrallaan yhtä osallistujaa. Tämä viestii siitä, että olet myös hyvä kuuntelija.
Kirjoitathan valmistellut puheenvuorot lyhyesti etukäteen. Ne napakoittavat esiintymistäsi. Kun saat oman puheenvuoron, noteeraa lyhyesti edellistä puhujaa tai esitä kysymyksiä. Näin viestit, että välität siitä, mitä muut ajattelevat.
Pitkissä kokouksissa osallistujilla on lupa nousta seisomaan tunnein välein. Välillä on myös hyvä pitää pieni tauko, jolloin osallistujat voivat vähän virkistäytyä.
Tee kokouksesta lopuksi lyhyt yhteenveto, jos toimit kokouksen puheenjohtajana tai vetäjänä. Kun kokous loppuu sen järjestäjä kiittää ensin, sitten on tauko ja jokainen osallistuja kiittää vuorollaan kiitos, moi, moi. Kokouksen vetäjä kiittää lopuksi.
Etäkokouksiin soveltuvat siis samat tavat kuin normaali kokouksiinkin. Mutta tekniikka voi niissä helpommin pettää, mutta niinhän se pettää tuon tuosta tavallisissa kokouksissakin.
Ei auta, kun maltillisesti odottaa aikaa, jolloin voimme taas kokoontua kasvokkain, hörppiä kahvia kokouksen lomassa ja nauraa makeasti toistemme sutkautuksille. Niitä kokouksia odotellessa…