by Marjaana Sunila-Kankare | May 29, 2021
Kulunut vuosi on ollut meille kaikille erilainen ja erikoinen. Pandemian vuoksi yritykset, yhteisöt ja yksityiset henkilöt ovat joutuneet oppimaan uusia tapoja työskennellä ja pitää palavereita.
TiimiMediankin lähes kaikki kokoukset on pidetty etänä jo yli vuoden.
Osaa osuuskunnan jäsenistä valitettavasti emme ole tavanneet yli vuoteen muuta kuin verkossa.
Etäpalaverointi on toiminut kuitenkin hyvin myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Asiat ovat hoituneet kuten ennenkin. Tietysti olisi mukava ja osittain tarpeellistakin tavata kasvokkain kokouksissa ja tietysti muutenkin.
Tarkista ajoissa tekninen toimivuus
Kokosin muutamia muutamia vinkkejä, jotta etäpalaverit sujuisivat sujuvasti ja mallikkaasti.
Tutustuthan kokousmateriaaliin ajoissa ennen etäkokousta. Tarkista myös etukäteen, että tekniikka toimii koneellasi ja saat yhteyden muihin osallistujiin. Suositeltavaa on, että jokainen etäkokoukseen osallistuva olisi omassa tilassaan, jolloin ei synny tarpeetonta taustamelua. Kokoustilan pitäisi myös olla mahdollisimman hiljainen ja vähäkaikuinen. Näin minimoit, etteivät muut osallistujat turhaan häiriinny.
Kokoukseen osallistuvien pitää olla myös paikalla ajoissa. Pidä kamera auki pääsääntöisesti ja myös mikrofoni, kun puhut. Sulje se, kun et puhu, jolloin mahdolliset taustaäänet esimerkiksi yskimiset, huokaukset jne. eivät kuulu muille osallistujille.
Kokouksen vetäjänä tai puheenjohtajana on tärkeää, että pysyt aikataulussa. Kerro myös kokouksen agenda osallistujille etukäteen. Jos etäkokoukseen osallistuu vähintään kolme osallistujaa, vetäjä jakaa puheenvuorot pyytämisjärjestyksessä. Siis viittaa, kun haluat puheenvuoron. Älä keskeytä puhujaa!
Puhu selkeästi, hymyile, nyökyttele, ota katsekontakti
Puhu selkeästi ja ytimekkäästi sekä tauota puhettasi, kun saat puheenvuoron. Anna muillekin mahdollisuus keskustella, vältä siis puhumista yksinään koko ajan. Yksinpuhelu pitkästyttää helposti muut osallistujat.
Kun osallistut etäpalaveriin, käytä minimipalautetta: hmm, jaa, joo, niin jne. Jos nyökkäilet, hymyilet tai käytät muita nonverbaalisia tapoja, osoitat, että olet sekä kiinnostunut että mukana keskustelussa. Vältä siis negatiivisia ilmeitä, kulmakarvojen kohotteluja, huokailuja, tuolissa retkottelua jne. Nämä kaikki viestittävät muille osallistujille, ettet ole innostunut tai kiinnostunut asiasta.
Ota katsekontakti, jos osallistut pienempään kokoukseen. Puhuessasi katso kerrallaan yhtä osallistujaa. Tämä viestii siitä, että olet myös hyvä kuuntelija.
Kirjoitathan valmistellut puheenvuorot lyhyesti etukäteen. Ne napakoittavat esiintymistäsi. Kun saat oman puheenvuoron, noteeraa lyhyesti edellistä puhujaa tai esitä kysymyksiä. Näin viestit, että välität siitä, mitä muut ajattelevat.
Pitkissä kokouksissa osallistujilla on lupa nousta seisomaan tunnein välein. Välillä on myös hyvä pitää pieni tauko, jolloin osallistujat voivat vähän virkistäytyä.
Tee kokouksesta lopuksi lyhyt yhteenveto, jos toimit kokouksen puheenjohtajana tai vetäjänä. Kun kokous loppuu sen järjestäjä kiittää ensin, sitten on tauko ja jokainen osallistuja kiittää vuorollaan kiitos, moi, moi. Kokouksen vetäjä kiittää lopuksi.
Etäkokouksiin soveltuvat siis samat tavat kuin normaali kokouksiinkin. Mutta tekniikka voi niissä helpommin pettää, mutta niinhän se pettää tuon tuosta tavallisissa kokouksissakin.
Ei auta, kun maltillisesti odottaa aikaa, jolloin voimme taas kokoontua kasvokkain, hörppiä kahvia kokouksen lomassa ja nauraa makeasti toistemme sutkautuksille. Niitä kokouksia odotellessa…
by Juhani Sippola | Apr 15, 2020
Yksinyrittäjän ja pienen yrityksen pahin virhe ei liity toimialan valintaan, ei ammatilliseen osaamiseen eikä myyntitaitoihin.
— Yksinyrittäjän ja pienyrittäjän menestymisen ratkaisee usein se, miten yrittäjä tai toimitusjohtaja hallitsee omaa ajankäyttöään, kertoi Juha Valkamo Helsingin yrittäjien Hoppu on hanurista -tilaisuudessa.
Valkamo työskentelee Kissconsulting Oy:n asiakkuusjohtaja Hän on tehnyt yli 25 vuoden uran johtotehtävissä elintarvike- ja ravintolabusineksessä.
Yhteys liiketoiminnan menestykseen
Ajanhallinnalla on suora yhteys liiketoiminnan menestykseen. — Asiakas jättää usein ostamatta, jos et ole läsnä asiakaskohtaamisessa. Huonosti nukutun yön jälkeen, stressaantuneena ja kiireinä et ole parhaimmillasi, minkä asiakas myös näkee ja aistii.
Valkaman mukaan varsinkin pienyrittäjä on helposti töissä 24/7, ja hänellä on ”liian monta rautaa tulessa” yhtä aikaa. — Ongelma on monesti se, että yrittäjä ei osaa keskittyä oman liiketoimintansa kannalta olennaisiin asioihin.
— Esimerkiksi erilaisiin tapahtumiin on mukava osallistua, mutta ovatko ne oman ajankäytön kannalta tärkeitä tilaisuuksia? Itselle ja läheisille pitäisi muistaa myös varata aikaa.
Miten hallitset ajankäyttöäsi
— Jotta yrittäjä saa ajankäyttönsä hallintaansa, hänen tulisi hakea oman ajankäyttönsä nollapiste. Omasta ajankäytöstä saa otteen, kun pysäyttää nykyisen ajankäyttötilanteen. Tämä tapahtuu laatimalla työlista kaikesta siitä, mitä yrittäjän pitäisi saada aikaa. Työlistan laatiminen voi kestää jopa muutaman viikon. Työlistan pituus vaihtelee ja sen pituus voi olla esimerkiksi 3 – 22 A4 -sivua pitkä.
— Työlista kannattaa laatia itselle parhaiten sopivan välineen avulla, ja päivittäin varata aikaa sen päivittämiseen.
Tuleva ajankäyttösi selville
Työlistan laatiminen tarjoaa lukuisia etuja. — Lista paljastaa helposti esimerkiksi sen, että yrittäjä ei käytä aikaansa oman yrityksensä kannalta tärkeimpiin tehtäviin esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan ja tarjouksiin.
Merkittävimpänä hyötynä Valkama pitää sitä, että työlista synnyttää yrittäjälle hallinnan tunteen. Tämä myös vähentää stressiä, mitä tekemättömät työt usein aiheuttavat.
— Edellisenä päivänä hän suosittelee tekemään listan niistä tehtävistä, joita yrittäjän tulee saada aikaan seuraavana päivänä.
Valkaman mukaan työlista on helppo tehdä. — Mutta yrittäjä on helposti pulassa työlistansa kanssa, koska sinne kertyy paljon erilaisia tehtäviä. Oman kokemuksensa mukaan hän kertoo, että näin käy yleensä aina.
Mikä on tärkeintä ajankäyttöäsi?
Valkama kehottaa yrittää miettimään, mikä on hänelle tärkeintä ajankäyttöä omassa yrityksessään.
— Työlistasta muodostuu helposti Valkaman mukaan työtehtävien priorisointi -lista. Työlista on hyvä apuväline siihen, että yrittäjä tekee tärkeiksi katsomiaan tehtäviä. Vaikka ne odottamattomat tehtävät tulee tehdä, niin pitkä työlista ei katoa mihinkään. Siihen voidaan aina palata.
Hänen mukaansa yrittäjän onkin tärkeintä miettiä mihin hän suuntaa aikaansa ja energiaansa sekä erottaa tärkeän vähemmän tärkeästä.
— Varsinkin yksinyrittäjän ja pienyrittäjän on tärkeää miettiä sitä, mihin suuntaa ajankäyttöään, koska muuten työmäärä murskaa yrittäjän.
Priorisointi on luopumista
— Suunta löytyy vain valintoja tekemällä. Mieti mitä haluat ja mitä tavoittelet, neuvoo Valkama. Yrittäjä voi ajautua tekemään rutiinitehtäviä, koska kehittämistä vaativat työt ovat usein hankalia ja edellyttävät päätöksiä.
— Priorisointi on käytännössä luopumista. Keskityt silloin yrittäjänä kerrallaan vain 2-3 tärkeän teeman läpivientiin. Mitkä ovat sinun liiketoimintasi kannalta ne muutamat tärkeät teemat, joihin sinun tulisi keskittyä. Tehtäviä on aina enemmän kuin on aikaa.
— Mieti, mitä teet vähemmän, jotta pystyt tekemään jotain muuta enemmän. Onko sinulla kykyä luopua jonkun tekemisestä, koska luopuminen on usein tuskallista.
Yrittäjä ja tietokirjailija Janne Jääskeläisen vinkit yrittäjän ajankäyttöön
60 % ajasta pitäisi keskittyä siihen, mitä tapahtuu tulevaisuudessa
30 % ajasta pitäisi keskittyä siihen, mitä tapahtuu nyt
10 % ajasta siihen, mitä on tapahtunut.
Älä hukkaa aikaa sellaiseen, jonka joku muu voi tehdä.
Lähde: Janne Jääskeläinen 2015 (s.233)
Teksti: Juhani Sippola
Lähteitä ja lukuvinkkejä
Janne Jääskeläinen (2015) Älä Yritä, tätä sinulle ei kerrottu yrittämisestä. Kauppakamari
Marika Maury, Jaakko Tuomila, Tuomo Meretniemi (2018). Hoppu on hanurista. Kiss Publishing
Autamme sinua menestymään
Ota yhteyttä TiimiMediaan, niin kerromme miten voimme auttaa sinua keskittymään oman yrityksesi tärkeimpiin tehtäviin. puh. 045 848 3688, info@tiimimedia.fi, www.tiimimedia.fi
